Huishoudelijk reglement
Versie Juli 2026
1
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
Huishoudelijk reglement BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge - juli 2026
Inhoud
1.1 Organisator ............................................................................................................................................................. 1
1.2 Kinderopvanglocatie(s) en verantwoordelijke ........................................................................................................ 1
1.4 Opgroeien ............................................................................................................................................................... 2
2 HET BELEID ...................................................................................................................................................................... 3
2.1 De aangeboden kinderopvang ................................................................................................................................ 3
2.1.1 Het pedagogisch beleid ....................................................................................................................................... 3
2.1.2 Afspraken over eten en drinken .......................................................................................................................... 3
2.1.3 Afspraken over opvolging van de kinderen ......................................................................................................... 3
2.2 Inschrijving en opname ........................................................................................................................................... 3
2.2.1. Inschrijving ................................................................................................................................................................ 4
2.2.2. Voorrangsregels ........................................................................................................................................................ 3
2.3 Wanneer breng en haal je jouw kind ...................................................................................................................... 5
2.4 Ziekte of ongeval van een kind ............................................................................................................................... 6
2.5 Medicatie ................................................................................................................................................................ 6
2.6 De veiligheid ............................................................................................................................................................ 6
2.6.1 Afspraken over verplaatsing ............................................................................................................................... 6
3 PRIJSBELEID .................................................................................................................................................................... 6
3.1 Hoeveel betaal je? ................................................................................................................................................... 7
3.2 Sociaal tarief ............................................................................................................................................................ 7
3.3 Hoe betaal je? ......................................................................................................................................................... 7
3.4 Fiscaal attest ........................................................................................................................................................... 7
4 RECHT VAN HET GEZIN ................................................................................................................................................... 7
4.1 Ouders mogen altijd binnen.................................................................................................................................... 8
4.2 Je mag een klacht uiten........................................................................................................................................... 8
4.3. Respect voor de privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer ............................................................ 8
5 ANDERE DOCUMENTEN ................................................................................................................................................. 9
5.1 Verzekeringen ......................................................................................................................................................... 9
5.2 Online vragenlijst en het aanwezigheidsregister .................................................................................................... 9
6 WIJZIGINGEN IN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT .................................................................................................... 10
6.1. Werkwijze bij wijziging van het huishoudelijk reglement ..................................................................................... 10
6.2. Opzegmodaliteiten voor de organisator ............................................................................................................... 10
7 TOT SLOT ....................................................................................................................................................................... 10
8 BIJLAGE ......................................................................................................................................................................... 11
8.1. Retributiereglement 2026 .......................................................................................................................................... 11
1 ALGEMENE INFORMATIE
1.1 Organisator
Het lokaal bestuur van Tielt-Winge is de organisator van de buitenschoolse kinderopvang (BKO):
Rechtsvorm: Lokaal bestuur Tielt-Winge, entiteit gemeentebestuur
Ondernemingsnummer 0216 769 660
Adres: Kruisstraat 2, 3390 Tielt-Winge
Telefoon: 016 63 40 08
E-mail: secretariaat@tielt-winge.be
Website: www.tielt-winge.be
1.2 Kinderopvanglocatie(s) en coördinator
Coördinator
De coördinator is het aanspreekpunt voor de dagelijkse werking van Sjoko-Tof.
Telefoon: 016 60 39 91
E-mail: sjokotof@tielt-winge.be
2
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
Je kan de coördinator bereiken tijdens de kantooruren.
Kinderopvanglocatie(s)
Naam: BKO Houwaart
Adres: Haldertstraat 2, 3390 Tielt-Winge
Telefoon: 016 63 41 74 en 0491 92 82 26
Erkende opvangplaatsen: 32
Naam: BKO Sint-Joris-Winge
Adres: Leuvensesteenweg 187, 3390 Tielt-Winge
Telefoon: 016 63 27 17 en 0492 25 60 11
Erkende opvangplaatsen: 33
Naam: BKO Tielt
Adres: Zonnedrieslaan 26, 3390 Tielt-Winge
Telefoon: 016 60 39 91 en 0491 92 82 28
Erkende opvangplaatsen: 54
De kinderopvanglocaties zijn open
Schooldagen: van 7.00 uur tot begin van de schooltijd en vanaf het einde van de schooltijd tot 18:30
uur.
Schoolvrije dagen en vakantiedagen: van 7.00 tot 18:30 uur
Locaties tijdens deze dagen kunnen verschillend zijn van deze locaties op schooldagen.
Jaarlijks wordt er een sluitingskalender opgemaakt en bezorgd aan de ouders waarin alle sluitingsdagen van alle
locaties staan vermeld. Deze kunnen verschillen van jaar tot jaar.
Het overzicht van sluitingsdagen is terug te vinden op de gemeentelijke website www.tielt-winge.be.
Extra sluitingsdagen worden minstens 1 maand vooraf gemeld aan de ouders.
1.3 Samenwerking met scholen
Basisschool De Winge, Halensebaan 16 , 3390 Tielt-Winge
Vrije basisschool Houwaart, Haldertstraat 13, 3390 Tielt-Winge
Vrije basisschool Sint Joris, Tiensesteenweg 4, 3390 Tielt-Winge
Vrije basisschool ’t Hagekind, Rillaarseweg 23, 3390 Tielt-Winge
1.4 Opgroeien
De buitenschoolse kinderopvang (BKO) Sjoko-Tof is door Opgroeien erkend en gesubsidieerd en voldoet aan
de wettelijke voorwaarden.
Naam: Opgroeien
Adres: Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel
Telefoon: 078 150 100
E-mail: info@opgroeien.be
Website: http://www.opgroeien/contact-en-help/adressen/
Contactformulier op de website van Opgroeien: www.opgroeien.be/contact/contactformulier
Met de inwerkingtreding van het decreet buitenschoolse opvang en activiteiten kreeg de buitenschoolse
kinderopvang Sjoko-Tof automatisch een kwaliteitslabel kleuteropvang
3
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
2 HET BELEID
2.1 De aangeboden kinderopvang
BKO Sjoko-Tof staat open voor alle schoolgaande kinderen van het lager- en kleuteronderwijs van 2,5 jaar tot
12 jaar.
Ook kinderen van het personeel van het lokaal bestuur kunnen bij BKO Sjoko-Tof opgevangen worden.
BKO Sjoko-Tof discrimineert niemand op basis van cultuur, afkomst, nationaliteit, geslacht, geloof of
levensovertuiging.
De locaties zijn professioneel uitgerust en we beschikken over gediplomeerde medewerkers die optimale
ontplooiingskansen willen bieden aan elk kind.
2.1.1 Het pedagogisch beleid
BKO Sjokotof biedt kwaliteitsvolle zorg, opvang en opvoeding in een veilige, gezonde en pedagogisch
verantwoorde omgeving. Elk kind is welkom in de opvang en krijgt alle kansen om zich te ontplooien en zijn
talenten te ontwikkelen. Door hun warme en persoonlijke aanpak op maat zorgt de begeleiding ervoor dat elk
kind zich veilig kan voelen en gestimuleerd wordt in zijn zelfvertrouwen.
2.1.2 Afspraken over eten en drinken
In Sjoko-Tof worden geen (warme) maaltijden, tussendoortjes of drank aangeboden. De ouders voorzien het
nodige voor hun kind. Kraantjeswater is steeds verkrijgbaar. Voeding mag in geen enkel geval gedeeld worden.
Ontbijt
Je kind eet bij voorkeur thuis. In overleg met de begeleiding kan je kind ook een ontbijt meebrengen en in de
opvang opeten.
Tussendoortjes
We zetten in op gezonde voeding en stimuleren daarom fruit en/of groenten als tussendoortje. We vragen om
geen snoep, chips of koeken met chocolade mee te geven, om koeken in een koekendoosje te stoppen en het
fruit bij voorkeur geschild en gesneden mee te geven.
Middageten
Op woensdagen, schoolvrije dagen en vakanties brengt je kind boterhammen of een gelijkwaardig alternatief
(in een boterhammendoos) mee om te eten.
Drank
Je kind brengt een drinkbus, gevuld met water, mee. Deze kan in de opvang steeds bijgevuld worden.
Gesuikerde dranken zijn niet toegestaan.
Heeft je kind een allergie?
Heeft je kind een allergie voor bepaalde voedingstoffen? Vermeld dit zeker in de vragenlijst op je online
gezinsaccount. Het kan nooit kwaad om dit nog expliciet aan de kinderbegeleider te melden.
2.1.3 Afspraken over opvolging van de kinderen
We kijken naar jouw kind: Hoe rust het? Hoe reageert het op andere kinderen? Hoe speelt jouw kind? Zo volgen
we de ontwikkeling, en weten we of je kind zich goed voelt. Als we een gedragsprobleem vermoeden, zal de
ouder hierover worden aangesproken.
2.2 Inschrijving en opname
4
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
2.2.1. Inschrijving
Je schrijft je kind in bij Sjoko-Tof door online een gezinsaccount aan te maken op https://tieltwinge.
kwandoo.com. Wij vragen uitdrukkelijk om het account aan te maken alvorens je kind naar de opvang
komt.
Wanneer de registratie succesvol is, kan je een QR-code afprinten. Bedoeling is dat deze QR-code bevestigd
wordt aan de boekentas van je kind. Enkel zo kan de opvang dag correct geregistreerd worden.
Wanneer je thuis niet over een printer beschikt, kan je in de opvang vragen om deze QR-code af te printen.
Je kan altijd vooraf kennis maken met de buitenschoolse kinderopvang. Contacteer hiervoor de coördinator.
Begeleiding en tijdelijke beperking van opvang
De buitenschoolse opvang streeft ernaar een veilige, aangename en pedagogisch verantwoorde omgeving te
bieden voor alle aanwezige kinderen en begeleiders.
Wanneer het gedrag of de zorgnoden van een kind (al dan niet in combinatie met andere kinderen) de goede
werking van de opvang, de veiligheid of het welzijn van het kind zelf, andere kinderen of de begeleiders
ernstig bemoeilijken, zal de opvang samen met de ouders in overleg gaan om naar passende oplossingen te
zoeken. Hierbij kan onder meer gekeken worden naar bijkomende ondersteuning of aangepaste
opvangmomenten.
Indien blijkt dat, ondanks inspanningen en overleg, de opvang niet (langer) kan voorzien in de nodige
begeleiding of een veilige omgeving kan garanderen, behoudt de organisatie zich het recht voor om – in
uitzonderlijke gevallen – de opvang van het betrokken kind tijdelijk te beperken of te schorsen.
Een inschrijving in de opvang impliceert bijgevolg niet automatisch dat opvang op elk moment gegarandeerd
kan worden. Elke situatie wordt individueel beoordeeld, met aandacht voor het welzijn van alle betrokkenen.
Voor- en naschoolse opvang
Elk gewenst opvangmoment van een kind moet gereserveerd worden via het online inschrijvingssysteem van
de kinderopvang. Mensen die niet in de mogelijkheid zijn om online in te schrijven bespreken dit vooraf met de
coördinator. Er wordt naar een passende oplossing gezocht.
Reserveren kan vanaf de eerste dag van de maand voor de daaropvolgende maand. De reserveringen worden
telkens op donderdag om 23u30 voor de start van de volgende opvangweek afgesloten. Hierna kan je niet meer
zelf online wijzigen of annuleren. Als je te laat bent met reserveren, kan je contact opnemen met de
administratie om te kijken wat er mogelijk is.
Wanneer er geen plaatsen meer vrij zijn kom je op een reservelijst terecht. Bij het vrijkomen van een plaats
schuift de eerste op de reservelijst verder naar de effectieve opvangplaats (deze persoon wordt verwittigd via
mail).
Kosteloos annuleren
Dit kan tot de dag ervoor 12u ’s middags door het verzenden van een mail naar sjokotof@tielt-winge.be. Voor
het annuleren van opvang op maandag moet er op vrijdagmiddag een mail binnenkomen.
Ingeval van ziekte van het kind is annuleren ook kosteloos mits het voorleggen van een ziekteattest.
Ingeval van ziekte van het kind kan ook een ander minderjarig gezinslid kosteloos annuleren mits voorlegging
van een ziekteattest van het zieke kind.
Lukt tijdig annuleren niet dan kan je een joker inzetten.
Een ouder kan per schooljaar een 5 jokers inzetten: met 1 joker kan je kosteloos 1 dagdeel annuleren. 1 dagdeel
is ofwel de voorschoolse opvang ofwel de naschoolse opvang.
5
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
Als de jokers op zijn, wordt er een retributie aangerekend conform het retributiereglement.
Heb je niet gereserveerd en ben je genoodzaakt om je kind toch naar de opvang te brengen, dan wordt er een
retributie aangerekend conform het retributiereglement.
Vakantieopvang en schoolvrije dagen
Reserveren doe je online via je gezinsaccount tot tot donderdagavond 23u30 voor de week voor de schoolvrije
dag of voor de betreffende vakantieweek. Wanneer het kind niet opdaagt op een opvang dag waarvoor het is
ingeschreven, kan er een retributie worden aangerekend conform het retributiereglement. Wanneer er
conform het retributiereglement tijdig verwittigd wordt, wordt er geen retributie aangerekend.
Bij annulering ingeval van ziekte van het kind wordt een ziekteattest gevraagd.
Wanneer er geen plaatsen meer vrij zijn kom je op een reservelijst terecht. Bij het vrijkomen van een plaats
schuift de eerste op de reservelijst verder naar de effectieve opvangplaats (deze persoon wordt verwittigd via
mail)
Heb je niet gereserveerd en ben je genoodzaakt om je kind toch naar de opvang te brengen, dan wordt er een
retributie aangerekend conform het retributiereglement.
2.3 Wanneer breng en haal je jouw kind
Ophalen of brengen buiten sluitingstijd
Brengen kan stipt vanaf het aanvangsuur van de opvang. Eerder is niet mogelijk. Zet je kind ook niet onbewaakt
af voor de deur, je kind is dan niet verzekerd.
Indien je niet verwittigt of regelmatig je kind te laat komt halen of te vroeg komt brengen, wordt er een
retributie gevraagd conform het retributiereglement. Indien dit problematisch blijft, kan dit leiden tot een
beëindigen van de opvang.
Personen die je kind kunnen afhalen
Enkel de personen van wie de naam op de online vragenlijst staat, mogen je kind in de opvang komen halen.
Als er toch een andere persoon je kind komt afhalen, verwittig je met een brief of e-mail wie je kind komt
afhalen en wanneer.
Verandert het ouderlijk gezag, het verblijfsrecht of het bezoekrecht? Meld dit zo snel mogelijk aan de
verantwoordelijke. De verantwoordelijke past dan de online vragenlijst aan. Eventueel wordt ook de
schriftelijke overeenkomst aangepast.
Wanneer de persoon die het kind komt afhalen onder invloed is van alcohol of drugs of andere toxicologische
verschijnselen vertoont, behouden we als opvang het recht om het kind niet mee te geven aan die persoon.
Indien nodig zal ook de politie verwittigd worden.
Zelfstandig de opvang verlaten of aankomen op de opvang
Voor het zelfstandig verlaten of toekomen op de opvanglocatie is steeds een schriftelijke toestemming
verplicht. Hiervoor geldt enkel een invulformulier verkrijgbaar in de opvang.
Dit geldt voor het deelnemen aan hobby’s, het zelfstandig naar huis gaan en het vervroegd vertrekken naar
school. Elke wijziging zoals een verandering van dag en uur dient aan de opvang meegedeeld te worden door
middel van hetzelfde formulier. Last minute wijzigingen worden via mail doorgegeven aan de opvang
sjokotof@tielt-winge.be
Alleen zo is je kind verzekerd voor lichamelijke ongevallen en dit op de kortste weg van en naar de
opvanglocatie. Je kan enkel gebruik maken van deze verzekering als je kind de kortste weg volgt, anders komt
de verzekering niet tussen voor eventuele vergoedingen.
6
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
2.4 Ziekte of ongeval van een kind
Is je kind ziek? Dan kan het niet in de opvang terecht. Een ziek kind heeft extra zorgen nodig die het niet kan
krijgen in de opvang en kan ook andere kinderen ziek maken. Zoek best vooraf een oplossing voor als je kind
onverwacht ziek wordt.
Komt je kind na een ziekte opnieuw naar de opvang? Dan kan de opvang een doktersattest vragen. Daarin
bevestigt de arts dat je kind genezen is.
Meld alle medische problemen van je kind die we niet kunnen zien. Zeker als we extra moeten opletten of er
een gevaar kan zijn voor anderen.
Is er een besmettelijke ziekte in de opvang? Dan verwittigt de opvang jou. Om de privacy van de ouders en het
kind te beschermen, zijn deze waarschuwingen anoniem.
Wordt je kind tijdens de opvang ziek? Dan belt de verantwoordelijke of één van de kinderbegeleiders je op.
Samen maken jullie dan afspraken over de zorg van je kind. Soms moet je je kind zo snel mogelijk ophalen. Ben
je niet bereikbaar? Dan bellen we één van de personen op die vermeld staan op de online vragenlijst of je
huisarts (online vragenlijst). Als je huisarts niet bereikbaar is, bellen we de dichtstbijzijnde arts.
Deze dag wordt aangerekend als een aanwezigheidsdag voor de uren waarop het kind effectief in de opvang
aanwezig was.
In geval van nood bellen we onmiddellijk een arts of de hulpdiensten. We brengen je zo snel mogelijk op de
hoogte.
Bij een ongeval volgen we dezelfde procedure. Je betaalt voor alle kosten voor medische hulp die de
kinderopvang maakt, behalve bij een ongeval.
2.5 Medicatie
Dien medicatie zoveel mogelijk thuis toe. Vraag je arts om medicatie voor te schrijven die je zelf ‘s morgens en
’s avonds kan toedienen. Meld altijd wanneer je kind medicatie krijgt.
Moet de opvang toch medicatie geven? Dat kan enkel op voorschrift van een arts of apotheker. De apotheker
dient op de medicatie zelf alle nodige informatie te vermelden, zoals de naam van de arts, de naam van het
kind, dosering, frequentie, duur van de behandeling en wijze van bewaren.
2.6 De veiligheid
Sjoko-Tof zorgt voor een veilige opvang. Met een risicoanalyse schat de kinderopvang risico’s in en tracht deze
te voorkomen en weg te werken. De kinderopvang volgt de regels over brandveiligheid, voedselveiligheid,
veilige speeltoestellen en speelterreinen, enz.
De opvang is voorbereid op gevaar. Een procedure legt de stappen en de manier van communiceren vast in
geval van crisis. De crisis wordt zo snel mogelijk aan Opgroeien gemeld.
Grensoverschrijdend gedrag wordt niet getolereerd. Hiervoor voeren wij een preventief beleid en wordt een
plan van aanpak door alle medewerkers onderschreven.
Veilige toegang en vertrek
We zorgen voor een veilige toegang. Niemand kan de lokalen en buitenruimte ongemerkt binnenkomen. Meld
je steeds aan de bel/parlofoon. Sluit altijd de deur en/of poort laat zelf ook geen andere mensen binnen, bij het
binnen- of buitengaan van de opvang. Laat je kind uitscannen bij vertrek.
2.6.1 Afspraken over verplaatsing
De verplaatsingen naar school gebeuren onder begeleiding van onze eigen kinderbegeleiders.
De verplaatsingen van school naar de buitenschoolse kinderopvang gebeuren onder begeleiding van de school
tenzij anders overeengekomen met de ouders. Tijdens de opvang gebeuren eventuele verplaatsingen (bv. naar
een speeltuin, tijdens een wandeling,…) op een veilige manier en onder gepaste begeleiding.
3 PRIJSBELEID
7
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
3.1 Hoeveel betaal je?
De prijs die je betaalt voor buitenschoolse kinderopvang wordt vastgelegd door het organiserend bestuur en is
gekoppeld aan de verblijfsduur van je kind in de opvanglocatie. De tarieven worden opgenomen in een
retributiereglement. De effectieve bedragen vind je terug in het retributiereglement als bijlage. Sommige
dingen zijn niet inbegrepen in de prijs, zoals reservekleren, maaltijden, enz. Die breng je zelf mee.
3.2 Sociaal tarief
Aan sommige gezinnen kan een sociaal tarief (door Opgroeien vastgesteld op maximaal 50% van de
vastgestelde tarieven) toegekend worden. Dit sociaal tarief kan aangevraagd worden bij de coördinator van
Sjoko-Tof indien de ouder(s) voldoen aan bepaalde voorwaarden, zoals beschreven in het retributiereglement.
De verantwoordelijke zal je van de beslissing op de hoogte brengen.
De toekenning van het sociaal tarief wordt jaarlijks herzien. Je brengt het bewijs hiervoor binnen vóór 15
januari. Je dient elke wijziging te melden. Dit kan een wijziging zijn van:
je financiële situatie
je gezinssituatie (een veranderde uittreksel uit het bevolkingsregister)
je sociaal statuut
3.3 Hoe betaal je?
Je ontvangt elke maand een factuur van lokaal bestuur Tielt-Winge met deze info:
het aantal dagen en uren waarop het kind aanwezig was.
de gedetailleerde weergave van alle bijkomende tarieven met vermelding van aard, aantal en het
bedrag
Betaal de factuur binnen de 30 kalenderdagen. Dit kan door overschrijving op het rekeningnummer
BE47 0971 2601 1080 van het lokaal bestuur Tielt-Winge.
Betaal je te laat? Dan ontvang je een schriftelijke herinnering. Bij betalingsproblemen is een afbetalingsplan
steeds mogelijk.
3.4 Fiscaal attest
Om het fiscaal attest te kunnen ontvangen, is het noodzakelijk dat alle rijksregisternummers van alle leden in
het gezinsaccount correct ingevuld zijn.
4 RECHT VAN HET GEZIN
Als ouder ben je de eerste opvoeder. We respecteren je waarden, wensen en verwachtingen. Kinderopvang
helpt in de opvoeding van jonge kinderen.
Sjoko-Tof is open en wil met je praten. Daarom geven we:
info over hoe we werken (huishoudelijk reglement, brochure, website, enz.)
info over de erkenningsbeslissing
Met elke ouder maken wij een:
schriftelijke overeenkomst over de opvang van je kind
online vragenlijst met alles over de gezondheid van je kind
Wij informeren je graag over de opvang van jouw kind, door:
dagelijkse korte gesprekken bij het brengen en halen;
de kans om een gesprek aan te vragen? te praten met kinderbegeleiders en verantwoordelijke.
We willen weten of je tevreden bent over onze opvang. Aarzel daarom niet om contact met ons op te nemen.
Als we jouw verwachtingen, opmerkingen en voorstellen kennen, kunnen wij onze werking verbeteren.
8
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
4.1 Ouders mogen altijd binnen
Tijdens de openingsuren heb je als ouder toegang tot alle lokalen waar de kinderen worden opgevangen.
4.2 Je mag een klacht uiten
Heb je bedenkingen, opmerkingen of klachten? Bespreek ze met de kinderbegeleiders of de verantwoordelijke.
Samen zoeken we naar een oplossing.
Ben je niet tevreden met de oplossing? Dan kan je een klacht indienen. Je kan je klacht in een brief bezorgen
aan de verantwoordelijke of de organisator of via de website www.tielt-winge.be/klachtenreglement.
Elke klacht wordt discreet en efficiënt geregistreerd, behandeld en beantwoord.
Ben je niet tevreden over hoe we je vraag of klacht behandelden?
Meld het aan de Klachtendienst van Opgroeien
Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel
Online: https://www.opgroeien.be/opgroeipunt#toc-bezorg-ons-je-melding
telefoonnummer klachtendienst: 078/170.000
Ben je niet tevreden over hoe we je klacht over de overeenkomst of over de afrekening behandelen?
Meld het aan de Vlaamse Ombudsdienst. e-mail: klachten@vlaamseombudsdienst.be of bel 1700
Ben je niet tevreden over de manier waarop wij je persoonsgegevens bijhouden of verwerken?
Meld het aan de VTC (Vlaamse Toezichtcommissie bevoegd voor het behandelen van klachten.
https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie)
Ben je niet tevreden over hoe we je vraag of klacht over de veiligheid of de kwaliteit van de voeding
behandelen? Dan kan je terecht bij het Meldpunt FAVV (Federaal Agentschap voor de veiligheid van de
voedselketen)
4.3. Respect voor de privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer
De opvang heeft verschillende persoonsgegevens van je kind en je gezin nodig.
Doel van de verwerking van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de kinderen en de gezinnen worden gebruikt in het kader van de
klantenadministratie, de facturatie, het ontwikkelen van het kinderopvangbeleid van de organisator en de
naleving van de vergunnings- en subsidievoorwaarden voor kinderopvang.
Categorieën van verzamelde persoonsgegevens
In het kader van onze werking verzamelen wij verschillende persoonsgegevens: contactgegevens, nietgevoelige
persoonsgegevens zoals leeftijd, slaap- en eetgewoontes van kinderen, en gevoelige
persoonsgegevens zoals medische gegevens van kinderen.
Foto’s, filmpjes, beeldmateriaal
In de opvang worden er foto’s en filmpjes gemaakt van de kinderen. Wij vragen je toestemming om deze
beelden te maken en te gebruiken. Je mag dat weigeren door dit aan te duiden in je online gezinsaccount.
Kinderopvang is een dienstverlening aan gezinnen. Het is onze taak om de privacy van elk kind te beschermen.
We vragen je om voorzichtig te zijn met het delen van foto’s van de kinderen in de opvang op sociale media.
Rechtsgrond
We verwerken jouw persoonsgegevens in het kader van het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het
intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien en de uitvoeringsbesluiten hiervan.
Hierin staat welke gegevens we nodig hebben.
Daarnaast zijn verwerkingen noodzakelijk voor de uitvoering van de schriftelijke overeenkomst, voor de
bescherming van vitale belangen van de kinderen, of in het algemeen belang.
9
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
Voor het verwerken van andere gegevens vragen we je toestemming. Deze toestemming kan je op elk moment
intrekken of wijzigen.
Recht van het gezin
Als ouder heb je recht op informatie en toegang tot deze gegevens. Je kan vragen om de gegevens in te zien
en er iets aan te verbeteren, door een mail te sturen naar sjokotof@tielt-winge.be
Je kan ons ook vragen je een kopie van je persoonsgegevens te bezorgen of je gegevens door te geven aan
een nieuwe kinderopvang als je zou veranderen van kinderopvangorganisator.
Bewaarperiode
Je gegevens worden vernietigd als de wettelijke bewaartermijn voorbij is. Gegevens waarvoor geen wettelijke
termijn vastliggen, worden niet langer bewaard dan nodig.
Overmaken aan derden
Als het noodzakelijk is worden je persoonsgegevens doorgegeven aan Opgroeien of Zorginspectie.
De organisator van de kinderopvang waarborgt de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van het gebruik
van de gegevens, zowel door de medewerkers van de opvang als door mogelijke onderaannemers (bv. een ITbedrijf).
Deze verwerking gebeurt conform de huidige privacywetgeving.
Vragen over gegevensbescherming
Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kunt u terecht bij de algemeen
directeur via het e-mailadres secretariaat@tielt-winge.be en/of bij onze functionaris voor de
gegevensbescherming via het e-mailadres: privacy@tielt-winge.be.
5 ANDERE DOCUMENTEN
5.1 Verzekeringen
Sjoko-Tof is verzekerd voor de burgerlijke aansprakelijkheid voor de medewerkers en de kinderen, voor
lichamelijke ongevallen van de kinderen op de momenten dat het kind onder het toezicht van de kinderopvang
staat, voor verplaatsing van en naar de opvang indien dit doorgegeven is via de infofiche.
De polissen kan je inkijken bij de verantwoordelijke via verzekeringen@tielt-winge.be
Laat waardevolle dingen thuis. Zo kan je beschadiging of verlies voorkomen.
5.2 Online vragenlijst en het aanwezigheidsregister
Voor elk opgevangen kind wordt een online vragenlijst ingevuld. Dit is belangrijk voor de veiligheid van elk
kind. De inhoud van de online vragenlijst omvat:
de identificatiegegevens van het kind en de ouders,
de bereikbaarheidsgegevens van de ouders en de behandelende arts,
de specifieke aandachtspunten over de gezondheid en de manier van omgaan met het kind,
de personen die het kind mogen ophalen.
Zorg ervoor dat de online vragenlijst over je kind altijd juist is. Geef veranderingen in de gegevens over de
gezondheid van je kind, jouw telefoonnummers of de huisarts onmiddellijk door, of pas ze zelf aan in je online
account.
Wij vragen je toestemming om deze persoonlijke gegevens te verwerken in het kader van het naleven van de
erkenningsvoorwaarden. Wij garanderen een zorgvuldige omgang met de online vragenlijst.
De online vragenlijst kan alleen en op elk moment geraadpleegd worden door:
10
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
de organisator als het echt noodzakelijk is,
de verantwoordelijke,
de kinderbegeleider die het kind begeleidt,
de toezichthouders voor controle op de naleving van de erkenningsvoorwaarden (Zorginspectie),
Opgroeien
jou, voor de gegevens over jezelf en je kind.
De organisator voorziet een aanwezigheidsregister. Daarin staat voor elk kind het uur van aankomst en vertrek
per dag. Deze registratie gebeurt tot op de minuut nauwkeurig. Deze registraties kan je in detail bekijken op je
factuur. Als je niet akkoord gaat met deze aanwezigheden dan kan je dit melden aan de verantwoordelijke.
6 WIJZIGINGEN IN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT
6.1. Werkwijze bij wijziging van het huishoudelijk reglement
Elke verandering in je nadeel aan het huishoudelijk reglement melden we schriftelijk minstens 2 maanden vóór
de aanpassing. Andere wijzigingen melden we tot een maand op voorhand. Elke verandering in je nadeel moet
je als ouder(s) ondertekenen voor ontvangst en kennisname.
6.2. Opzegmodaliteiten voor de organisator
BKO Sjoko-Tof kan deze overeenkomst schorsen of opzeggen en de opvang (tijdelijk) stopzetten als:
ouders het huishoudelijk reglement en/of andere contractuele bepalingen niet naleven,
wanneer facturen niet (tijdig) betaald worden,
wanneer geen gevolg gegeven wordt aan de mondelinge en schriftelijke verwittigingen van de
verantwoordelijke van de opvang ,
wanneer de opvang herhaaldelijk slecht verloopt of wanneer gezinnen eisen stellen die de
mogelijkheden van gezinsopvang overstijgen
wanneer de ouders de noodzakelijke documenten (vb. attest inkomenstarief) niet bezorgen aan de
opvang,
ongepast gedrag van ouders.
Als de opvang overweegt om de opvang op te zeggen omwille van bovenstaande redenen, krijg je een
schriftelijke verwittiging.
Als de opvang beslist om de opvang op te zeggen, krijg je een aangetekende brief met vermelding van de reden
van de opzeg en de opzegdatum.
Het verzenden van de aangetekende brief kan worden vervangen door het overhandigen van een opzegbrief
mits een kopie voor ontvangst wordt ondertekend door 1 van beide ouders.
De bepaling inzake opzegdatum kan niet gerespecteerd worden
indien er een beslissing is van Opgroeien tot opheffing van de vergunning.
in geval van overmacht bijvoorbeeld brand, overstroming, …waardoor sluiting onafwendbaar is.
7 TOT SLOT
Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door gemeenteraad van
16 april 2026 en zal ingaan op 1 juli 2026 volgens de op dat moment geldende regelgeving en richtlijnen van
Opgroeien. Alle regels over kinderopvang vind je op www.opgroeien.be
Heb je vragen of opmerkingen bij dit reglement of bij de werking van BKO Sjoko-Tof kan je terecht bij de
coördinator.
11
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
ONTVANGST EN KENNISNAME HUISHOUDELIJK REGLEMENT
De ouders verklaren dat ze het huishoudelijk reglement hebben ontvangen en er kennis van hebben genomen
en bevestigen dit met hun handtekening en de vermelding van de datum.
8 BIJLAGE
8.1. Retributiereglement december 2025
8.2. Missie en visie BKO Sjoko-Tof
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
Huishoudelijk reglement BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge - juli 2026
Inhoud
1.1 Organisator ............................................................................................................................................................. 1
1.2 Kinderopvanglocatie(s) en verantwoordelijke ........................................................................................................ 1
1.4 Opgroeien ............................................................................................................................................................... 2
2 HET BELEID ...................................................................................................................................................................... 3
2.1 De aangeboden kinderopvang ................................................................................................................................ 3
2.1.1 Het pedagogisch beleid ....................................................................................................................................... 3
2.1.2 Afspraken over eten en drinken .......................................................................................................................... 3
2.1.3 Afspraken over opvolging van de kinderen ......................................................................................................... 3
2.2 Inschrijving en opname ........................................................................................................................................... 3
2.2.1. Inschrijving ................................................................................................................................................................ 4
2.2.2. Voorrangsregels ........................................................................................................................................................ 3
2.3 Wanneer breng en haal je jouw kind ...................................................................................................................... 5
2.4 Ziekte of ongeval van een kind ............................................................................................................................... 6
2.5 Medicatie ................................................................................................................................................................ 6
2.6 De veiligheid ............................................................................................................................................................ 6
2.6.1 Afspraken over verplaatsing ............................................................................................................................... 6
3 PRIJSBELEID .................................................................................................................................................................... 6
3.1 Hoeveel betaal je? ................................................................................................................................................... 7
3.2 Sociaal tarief ............................................................................................................................................................ 7
3.3 Hoe betaal je? ......................................................................................................................................................... 7
3.4 Fiscaal attest ........................................................................................................................................................... 7
4 RECHT VAN HET GEZIN ................................................................................................................................................... 7
4.1 Ouders mogen altijd binnen.................................................................................................................................... 8
4.2 Je mag een klacht uiten........................................................................................................................................... 8
4.3. Respect voor de privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer ............................................................ 8
5 ANDERE DOCUMENTEN ................................................................................................................................................. 9
5.1 Verzekeringen ......................................................................................................................................................... 9
5.2 Online vragenlijst en het aanwezigheidsregister .................................................................................................... 9
6 WIJZIGINGEN IN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT .................................................................................................... 10
6.1. Werkwijze bij wijziging van het huishoudelijk reglement ..................................................................................... 10
6.2. Opzegmodaliteiten voor de organisator ............................................................................................................... 10
7 TOT SLOT ....................................................................................................................................................................... 10
8 BIJLAGE ......................................................................................................................................................................... 11
8.1. Retributiereglement 2026 .......................................................................................................................................... 11
1 ALGEMENE INFORMATIE
1.1 Organisator
Het lokaal bestuur van Tielt-Winge is de organisator van de buitenschoolse kinderopvang (BKO):
Rechtsvorm: Lokaal bestuur Tielt-Winge, entiteit gemeentebestuur
Ondernemingsnummer 0216 769 660
Adres: Kruisstraat 2, 3390 Tielt-Winge
Telefoon: 016 63 40 08
E-mail: secretariaat@tielt-winge.be
Website: www.tielt-winge.be
1.2 Kinderopvanglocatie(s) en coördinator
Coördinator
De coördinator is het aanspreekpunt voor de dagelijkse werking van Sjoko-Tof.
Telefoon: 016 60 39 91
E-mail: sjokotof@tielt-winge.be
2
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
Je kan de coördinator bereiken tijdens de kantooruren.
Kinderopvanglocatie(s)
Naam: BKO Houwaart
Adres: Haldertstraat 2, 3390 Tielt-Winge
Telefoon: 016 63 41 74 en 0491 92 82 26
Erkende opvangplaatsen: 32
Naam: BKO Sint-Joris-Winge
Adres: Leuvensesteenweg 187, 3390 Tielt-Winge
Telefoon: 016 63 27 17 en 0492 25 60 11
Erkende opvangplaatsen: 33
Naam: BKO Tielt
Adres: Zonnedrieslaan 26, 3390 Tielt-Winge
Telefoon: 016 60 39 91 en 0491 92 82 28
Erkende opvangplaatsen: 54
De kinderopvanglocaties zijn open
Schooldagen: van 7.00 uur tot begin van de schooltijd en vanaf het einde van de schooltijd tot 18:30
uur.
Schoolvrije dagen en vakantiedagen: van 7.00 tot 18:30 uur
Locaties tijdens deze dagen kunnen verschillend zijn van deze locaties op schooldagen.
Jaarlijks wordt er een sluitingskalender opgemaakt en bezorgd aan de ouders waarin alle sluitingsdagen van alle
locaties staan vermeld. Deze kunnen verschillen van jaar tot jaar.
Het overzicht van sluitingsdagen is terug te vinden op de gemeentelijke website www.tielt-winge.be.
Extra sluitingsdagen worden minstens 1 maand vooraf gemeld aan de ouders.
1.3 Samenwerking met scholen
Basisschool De Winge, Halensebaan 16 , 3390 Tielt-Winge
Vrije basisschool Houwaart, Haldertstraat 13, 3390 Tielt-Winge
Vrije basisschool Sint Joris, Tiensesteenweg 4, 3390 Tielt-Winge
Vrije basisschool ’t Hagekind, Rillaarseweg 23, 3390 Tielt-Winge
1.4 Opgroeien
De buitenschoolse kinderopvang (BKO) Sjoko-Tof is door Opgroeien erkend en gesubsidieerd en voldoet aan
de wettelijke voorwaarden.
Naam: Opgroeien
Adres: Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel
Telefoon: 078 150 100
E-mail: info@opgroeien.be
Website: http://www.opgroeien/contact-en-help/adressen/
Contactformulier op de website van Opgroeien: www.opgroeien.be/contact/contactformulier
Met de inwerkingtreding van het decreet buitenschoolse opvang en activiteiten kreeg de buitenschoolse
kinderopvang Sjoko-Tof automatisch een kwaliteitslabel kleuteropvang
3
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
2 HET BELEID
2.1 De aangeboden kinderopvang
BKO Sjoko-Tof staat open voor alle schoolgaande kinderen van het lager- en kleuteronderwijs van 2,5 jaar tot
12 jaar.
Ook kinderen van het personeel van het lokaal bestuur kunnen bij BKO Sjoko-Tof opgevangen worden.
BKO Sjoko-Tof discrimineert niemand op basis van cultuur, afkomst, nationaliteit, geslacht, geloof of
levensovertuiging.
De locaties zijn professioneel uitgerust en we beschikken over gediplomeerde medewerkers die optimale
ontplooiingskansen willen bieden aan elk kind.
2.1.1 Het pedagogisch beleid
BKO Sjokotof biedt kwaliteitsvolle zorg, opvang en opvoeding in een veilige, gezonde en pedagogisch
verantwoorde omgeving. Elk kind is welkom in de opvang en krijgt alle kansen om zich te ontplooien en zijn
talenten te ontwikkelen. Door hun warme en persoonlijke aanpak op maat zorgt de begeleiding ervoor dat elk
kind zich veilig kan voelen en gestimuleerd wordt in zijn zelfvertrouwen.
2.1.2 Afspraken over eten en drinken
In Sjoko-Tof worden geen (warme) maaltijden, tussendoortjes of drank aangeboden. De ouders voorzien het
nodige voor hun kind. Kraantjeswater is steeds verkrijgbaar. Voeding mag in geen enkel geval gedeeld worden.
Ontbijt
Je kind eet bij voorkeur thuis. In overleg met de begeleiding kan je kind ook een ontbijt meebrengen en in de
opvang opeten.
Tussendoortjes
We zetten in op gezonde voeding en stimuleren daarom fruit en/of groenten als tussendoortje. We vragen om
geen snoep, chips of koeken met chocolade mee te geven, om koeken in een koekendoosje te stoppen en het
fruit bij voorkeur geschild en gesneden mee te geven.
Middageten
Op woensdagen, schoolvrije dagen en vakanties brengt je kind boterhammen of een gelijkwaardig alternatief
(in een boterhammendoos) mee om te eten.
Drank
Je kind brengt een drinkbus, gevuld met water, mee. Deze kan in de opvang steeds bijgevuld worden.
Gesuikerde dranken zijn niet toegestaan.
Heeft je kind een allergie?
Heeft je kind een allergie voor bepaalde voedingstoffen? Vermeld dit zeker in de vragenlijst op je online
gezinsaccount. Het kan nooit kwaad om dit nog expliciet aan de kinderbegeleider te melden.
2.1.3 Afspraken over opvolging van de kinderen
We kijken naar jouw kind: Hoe rust het? Hoe reageert het op andere kinderen? Hoe speelt jouw kind? Zo volgen
we de ontwikkeling, en weten we of je kind zich goed voelt. Als we een gedragsprobleem vermoeden, zal de
ouder hierover worden aangesproken.
2.2 Inschrijving en opname
4
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
2.2.1. Inschrijving
Je schrijft je kind in bij Sjoko-Tof door online een gezinsaccount aan te maken op https://tieltwinge.
kwandoo.com. Wij vragen uitdrukkelijk om het account aan te maken alvorens je kind naar de opvang
komt.
Wanneer de registratie succesvol is, kan je een QR-code afprinten. Bedoeling is dat deze QR-code bevestigd
wordt aan de boekentas van je kind. Enkel zo kan de opvang dag correct geregistreerd worden.
Wanneer je thuis niet over een printer beschikt, kan je in de opvang vragen om deze QR-code af te printen.
Je kan altijd vooraf kennis maken met de buitenschoolse kinderopvang. Contacteer hiervoor de coördinator.
Begeleiding en tijdelijke beperking van opvang
De buitenschoolse opvang streeft ernaar een veilige, aangename en pedagogisch verantwoorde omgeving te
bieden voor alle aanwezige kinderen en begeleiders.
Wanneer het gedrag of de zorgnoden van een kind (al dan niet in combinatie met andere kinderen) de goede
werking van de opvang, de veiligheid of het welzijn van het kind zelf, andere kinderen of de begeleiders
ernstig bemoeilijken, zal de opvang samen met de ouders in overleg gaan om naar passende oplossingen te
zoeken. Hierbij kan onder meer gekeken worden naar bijkomende ondersteuning of aangepaste
opvangmomenten.
Indien blijkt dat, ondanks inspanningen en overleg, de opvang niet (langer) kan voorzien in de nodige
begeleiding of een veilige omgeving kan garanderen, behoudt de organisatie zich het recht voor om – in
uitzonderlijke gevallen – de opvang van het betrokken kind tijdelijk te beperken of te schorsen.
Een inschrijving in de opvang impliceert bijgevolg niet automatisch dat opvang op elk moment gegarandeerd
kan worden. Elke situatie wordt individueel beoordeeld, met aandacht voor het welzijn van alle betrokkenen.
Voor- en naschoolse opvang
Elk gewenst opvangmoment van een kind moet gereserveerd worden via het online inschrijvingssysteem van
de kinderopvang. Mensen die niet in de mogelijkheid zijn om online in te schrijven bespreken dit vooraf met de
coördinator. Er wordt naar een passende oplossing gezocht.
Reserveren kan vanaf de eerste dag van de maand voor de daaropvolgende maand. De reserveringen worden
telkens op donderdag om 23u30 voor de start van de volgende opvangweek afgesloten. Hierna kan je niet meer
zelf online wijzigen of annuleren. Als je te laat bent met reserveren, kan je contact opnemen met de
administratie om te kijken wat er mogelijk is.
Wanneer er geen plaatsen meer vrij zijn kom je op een reservelijst terecht. Bij het vrijkomen van een plaats
schuift de eerste op de reservelijst verder naar de effectieve opvangplaats (deze persoon wordt verwittigd via
mail).
Kosteloos annuleren
Dit kan tot de dag ervoor 12u ’s middags door het verzenden van een mail naar sjokotof@tielt-winge.be. Voor
het annuleren van opvang op maandag moet er op vrijdagmiddag een mail binnenkomen.
Ingeval van ziekte van het kind is annuleren ook kosteloos mits het voorleggen van een ziekteattest.
Ingeval van ziekte van het kind kan ook een ander minderjarig gezinslid kosteloos annuleren mits voorlegging
van een ziekteattest van het zieke kind.
Lukt tijdig annuleren niet dan kan je een joker inzetten.
Een ouder kan per schooljaar een 5 jokers inzetten: met 1 joker kan je kosteloos 1 dagdeel annuleren. 1 dagdeel
is ofwel de voorschoolse opvang ofwel de naschoolse opvang.
5
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
Als de jokers op zijn, wordt er een retributie aangerekend conform het retributiereglement.
Heb je niet gereserveerd en ben je genoodzaakt om je kind toch naar de opvang te brengen, dan wordt er een
retributie aangerekend conform het retributiereglement.
Vakantieopvang en schoolvrije dagen
Reserveren doe je online via je gezinsaccount tot tot donderdagavond 23u30 voor de week voor de schoolvrije
dag of voor de betreffende vakantieweek. Wanneer het kind niet opdaagt op een opvang dag waarvoor het is
ingeschreven, kan er een retributie worden aangerekend conform het retributiereglement. Wanneer er
conform het retributiereglement tijdig verwittigd wordt, wordt er geen retributie aangerekend.
Bij annulering ingeval van ziekte van het kind wordt een ziekteattest gevraagd.
Wanneer er geen plaatsen meer vrij zijn kom je op een reservelijst terecht. Bij het vrijkomen van een plaats
schuift de eerste op de reservelijst verder naar de effectieve opvangplaats (deze persoon wordt verwittigd via
mail)
Heb je niet gereserveerd en ben je genoodzaakt om je kind toch naar de opvang te brengen, dan wordt er een
retributie aangerekend conform het retributiereglement.
2.3 Wanneer breng en haal je jouw kind
Ophalen of brengen buiten sluitingstijd
Brengen kan stipt vanaf het aanvangsuur van de opvang. Eerder is niet mogelijk. Zet je kind ook niet onbewaakt
af voor de deur, je kind is dan niet verzekerd.
Indien je niet verwittigt of regelmatig je kind te laat komt halen of te vroeg komt brengen, wordt er een
retributie gevraagd conform het retributiereglement. Indien dit problematisch blijft, kan dit leiden tot een
beëindigen van de opvang.
Personen die je kind kunnen afhalen
Enkel de personen van wie de naam op de online vragenlijst staat, mogen je kind in de opvang komen halen.
Als er toch een andere persoon je kind komt afhalen, verwittig je met een brief of e-mail wie je kind komt
afhalen en wanneer.
Verandert het ouderlijk gezag, het verblijfsrecht of het bezoekrecht? Meld dit zo snel mogelijk aan de
verantwoordelijke. De verantwoordelijke past dan de online vragenlijst aan. Eventueel wordt ook de
schriftelijke overeenkomst aangepast.
Wanneer de persoon die het kind komt afhalen onder invloed is van alcohol of drugs of andere toxicologische
verschijnselen vertoont, behouden we als opvang het recht om het kind niet mee te geven aan die persoon.
Indien nodig zal ook de politie verwittigd worden.
Zelfstandig de opvang verlaten of aankomen op de opvang
Voor het zelfstandig verlaten of toekomen op de opvanglocatie is steeds een schriftelijke toestemming
verplicht. Hiervoor geldt enkel een invulformulier verkrijgbaar in de opvang.
Dit geldt voor het deelnemen aan hobby’s, het zelfstandig naar huis gaan en het vervroegd vertrekken naar
school. Elke wijziging zoals een verandering van dag en uur dient aan de opvang meegedeeld te worden door
middel van hetzelfde formulier. Last minute wijzigingen worden via mail doorgegeven aan de opvang
sjokotof@tielt-winge.be
Alleen zo is je kind verzekerd voor lichamelijke ongevallen en dit op de kortste weg van en naar de
opvanglocatie. Je kan enkel gebruik maken van deze verzekering als je kind de kortste weg volgt, anders komt
de verzekering niet tussen voor eventuele vergoedingen.
6
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
2.4 Ziekte of ongeval van een kind
Is je kind ziek? Dan kan het niet in de opvang terecht. Een ziek kind heeft extra zorgen nodig die het niet kan
krijgen in de opvang en kan ook andere kinderen ziek maken. Zoek best vooraf een oplossing voor als je kind
onverwacht ziek wordt.
Komt je kind na een ziekte opnieuw naar de opvang? Dan kan de opvang een doktersattest vragen. Daarin
bevestigt de arts dat je kind genezen is.
Meld alle medische problemen van je kind die we niet kunnen zien. Zeker als we extra moeten opletten of er
een gevaar kan zijn voor anderen.
Is er een besmettelijke ziekte in de opvang? Dan verwittigt de opvang jou. Om de privacy van de ouders en het
kind te beschermen, zijn deze waarschuwingen anoniem.
Wordt je kind tijdens de opvang ziek? Dan belt de verantwoordelijke of één van de kinderbegeleiders je op.
Samen maken jullie dan afspraken over de zorg van je kind. Soms moet je je kind zo snel mogelijk ophalen. Ben
je niet bereikbaar? Dan bellen we één van de personen op die vermeld staan op de online vragenlijst of je
huisarts (online vragenlijst). Als je huisarts niet bereikbaar is, bellen we de dichtstbijzijnde arts.
Deze dag wordt aangerekend als een aanwezigheidsdag voor de uren waarop het kind effectief in de opvang
aanwezig was.
In geval van nood bellen we onmiddellijk een arts of de hulpdiensten. We brengen je zo snel mogelijk op de
hoogte.
Bij een ongeval volgen we dezelfde procedure. Je betaalt voor alle kosten voor medische hulp die de
kinderopvang maakt, behalve bij een ongeval.
2.5 Medicatie
Dien medicatie zoveel mogelijk thuis toe. Vraag je arts om medicatie voor te schrijven die je zelf ‘s morgens en
’s avonds kan toedienen. Meld altijd wanneer je kind medicatie krijgt.
Moet de opvang toch medicatie geven? Dat kan enkel op voorschrift van een arts of apotheker. De apotheker
dient op de medicatie zelf alle nodige informatie te vermelden, zoals de naam van de arts, de naam van het
kind, dosering, frequentie, duur van de behandeling en wijze van bewaren.
2.6 De veiligheid
Sjoko-Tof zorgt voor een veilige opvang. Met een risicoanalyse schat de kinderopvang risico’s in en tracht deze
te voorkomen en weg te werken. De kinderopvang volgt de regels over brandveiligheid, voedselveiligheid,
veilige speeltoestellen en speelterreinen, enz.
De opvang is voorbereid op gevaar. Een procedure legt de stappen en de manier van communiceren vast in
geval van crisis. De crisis wordt zo snel mogelijk aan Opgroeien gemeld.
Grensoverschrijdend gedrag wordt niet getolereerd. Hiervoor voeren wij een preventief beleid en wordt een
plan van aanpak door alle medewerkers onderschreven.
Veilige toegang en vertrek
We zorgen voor een veilige toegang. Niemand kan de lokalen en buitenruimte ongemerkt binnenkomen. Meld
je steeds aan de bel/parlofoon. Sluit altijd de deur en/of poort laat zelf ook geen andere mensen binnen, bij het
binnen- of buitengaan van de opvang. Laat je kind uitscannen bij vertrek.
2.6.1 Afspraken over verplaatsing
De verplaatsingen naar school gebeuren onder begeleiding van onze eigen kinderbegeleiders.
De verplaatsingen van school naar de buitenschoolse kinderopvang gebeuren onder begeleiding van de school
tenzij anders overeengekomen met de ouders. Tijdens de opvang gebeuren eventuele verplaatsingen (bv. naar
een speeltuin, tijdens een wandeling,…) op een veilige manier en onder gepaste begeleiding.
3 PRIJSBELEID
7
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
3.1 Hoeveel betaal je?
De prijs die je betaalt voor buitenschoolse kinderopvang wordt vastgelegd door het organiserend bestuur en is
gekoppeld aan de verblijfsduur van je kind in de opvanglocatie. De tarieven worden opgenomen in een
retributiereglement. De effectieve bedragen vind je terug in het retributiereglement als bijlage. Sommige
dingen zijn niet inbegrepen in de prijs, zoals reservekleren, maaltijden, enz. Die breng je zelf mee.
3.2 Sociaal tarief
Aan sommige gezinnen kan een sociaal tarief (door Opgroeien vastgesteld op maximaal 50% van de
vastgestelde tarieven) toegekend worden. Dit sociaal tarief kan aangevraagd worden bij de coördinator van
Sjoko-Tof indien de ouder(s) voldoen aan bepaalde voorwaarden, zoals beschreven in het retributiereglement.
De verantwoordelijke zal je van de beslissing op de hoogte brengen.
De toekenning van het sociaal tarief wordt jaarlijks herzien. Je brengt het bewijs hiervoor binnen vóór 15
januari. Je dient elke wijziging te melden. Dit kan een wijziging zijn van:
je financiële situatie
je gezinssituatie (een veranderde uittreksel uit het bevolkingsregister)
je sociaal statuut
3.3 Hoe betaal je?
Je ontvangt elke maand een factuur van lokaal bestuur Tielt-Winge met deze info:
het aantal dagen en uren waarop het kind aanwezig was.
de gedetailleerde weergave van alle bijkomende tarieven met vermelding van aard, aantal en het
bedrag
Betaal de factuur binnen de 30 kalenderdagen. Dit kan door overschrijving op het rekeningnummer
BE47 0971 2601 1080 van het lokaal bestuur Tielt-Winge.
Betaal je te laat? Dan ontvang je een schriftelijke herinnering. Bij betalingsproblemen is een afbetalingsplan
steeds mogelijk.
3.4 Fiscaal attest
Om het fiscaal attest te kunnen ontvangen, is het noodzakelijk dat alle rijksregisternummers van alle leden in
het gezinsaccount correct ingevuld zijn.
4 RECHT VAN HET GEZIN
Als ouder ben je de eerste opvoeder. We respecteren je waarden, wensen en verwachtingen. Kinderopvang
helpt in de opvoeding van jonge kinderen.
Sjoko-Tof is open en wil met je praten. Daarom geven we:
info over hoe we werken (huishoudelijk reglement, brochure, website, enz.)
info over de erkenningsbeslissing
Met elke ouder maken wij een:
schriftelijke overeenkomst over de opvang van je kind
online vragenlijst met alles over de gezondheid van je kind
Wij informeren je graag over de opvang van jouw kind, door:
dagelijkse korte gesprekken bij het brengen en halen;
de kans om een gesprek aan te vragen? te praten met kinderbegeleiders en verantwoordelijke.
We willen weten of je tevreden bent over onze opvang. Aarzel daarom niet om contact met ons op te nemen.
Als we jouw verwachtingen, opmerkingen en voorstellen kennen, kunnen wij onze werking verbeteren.
8
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
4.1 Ouders mogen altijd binnen
Tijdens de openingsuren heb je als ouder toegang tot alle lokalen waar de kinderen worden opgevangen.
4.2 Je mag een klacht uiten
Heb je bedenkingen, opmerkingen of klachten? Bespreek ze met de kinderbegeleiders of de verantwoordelijke.
Samen zoeken we naar een oplossing.
Ben je niet tevreden met de oplossing? Dan kan je een klacht indienen. Je kan je klacht in een brief bezorgen
aan de verantwoordelijke of de organisator of via de website www.tielt-winge.be/klachtenreglement.
Elke klacht wordt discreet en efficiënt geregistreerd, behandeld en beantwoord.
Ben je niet tevreden over hoe we je vraag of klacht behandelden?
Meld het aan de Klachtendienst van Opgroeien
Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel
Online: https://www.opgroeien.be/opgroeipunt#toc-bezorg-ons-je-melding
telefoonnummer klachtendienst: 078/170.000
Ben je niet tevreden over hoe we je klacht over de overeenkomst of over de afrekening behandelen?
Meld het aan de Vlaamse Ombudsdienst. e-mail: klachten@vlaamseombudsdienst.be of bel 1700
Ben je niet tevreden over de manier waarop wij je persoonsgegevens bijhouden of verwerken?
Meld het aan de VTC (Vlaamse Toezichtcommissie bevoegd voor het behandelen van klachten.
https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie)
Ben je niet tevreden over hoe we je vraag of klacht over de veiligheid of de kwaliteit van de voeding
behandelen? Dan kan je terecht bij het Meldpunt FAVV (Federaal Agentschap voor de veiligheid van de
voedselketen)
4.3. Respect voor de privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer
De opvang heeft verschillende persoonsgegevens van je kind en je gezin nodig.
Doel van de verwerking van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de kinderen en de gezinnen worden gebruikt in het kader van de
klantenadministratie, de facturatie, het ontwikkelen van het kinderopvangbeleid van de organisator en de
naleving van de vergunnings- en subsidievoorwaarden voor kinderopvang.
Categorieën van verzamelde persoonsgegevens
In het kader van onze werking verzamelen wij verschillende persoonsgegevens: contactgegevens, nietgevoelige
persoonsgegevens zoals leeftijd, slaap- en eetgewoontes van kinderen, en gevoelige
persoonsgegevens zoals medische gegevens van kinderen.
Foto’s, filmpjes, beeldmateriaal
In de opvang worden er foto’s en filmpjes gemaakt van de kinderen. Wij vragen je toestemming om deze
beelden te maken en te gebruiken. Je mag dat weigeren door dit aan te duiden in je online gezinsaccount.
Kinderopvang is een dienstverlening aan gezinnen. Het is onze taak om de privacy van elk kind te beschermen.
We vragen je om voorzichtig te zijn met het delen van foto’s van de kinderen in de opvang op sociale media.
Rechtsgrond
We verwerken jouw persoonsgegevens in het kader van het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het
intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien en de uitvoeringsbesluiten hiervan.
Hierin staat welke gegevens we nodig hebben.
Daarnaast zijn verwerkingen noodzakelijk voor de uitvoering van de schriftelijke overeenkomst, voor de
bescherming van vitale belangen van de kinderen, of in het algemeen belang.
9
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
Voor het verwerken van andere gegevens vragen we je toestemming. Deze toestemming kan je op elk moment
intrekken of wijzigen.
Recht van het gezin
Als ouder heb je recht op informatie en toegang tot deze gegevens. Je kan vragen om de gegevens in te zien
en er iets aan te verbeteren, door een mail te sturen naar sjokotof@tielt-winge.be
Je kan ons ook vragen je een kopie van je persoonsgegevens te bezorgen of je gegevens door te geven aan
een nieuwe kinderopvang als je zou veranderen van kinderopvangorganisator.
Bewaarperiode
Je gegevens worden vernietigd als de wettelijke bewaartermijn voorbij is. Gegevens waarvoor geen wettelijke
termijn vastliggen, worden niet langer bewaard dan nodig.
Overmaken aan derden
Als het noodzakelijk is worden je persoonsgegevens doorgegeven aan Opgroeien of Zorginspectie.
De organisator van de kinderopvang waarborgt de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van het gebruik
van de gegevens, zowel door de medewerkers van de opvang als door mogelijke onderaannemers (bv. een ITbedrijf).
Deze verwerking gebeurt conform de huidige privacywetgeving.
Vragen over gegevensbescherming
Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kunt u terecht bij de algemeen
directeur via het e-mailadres secretariaat@tielt-winge.be en/of bij onze functionaris voor de
gegevensbescherming via het e-mailadres: privacy@tielt-winge.be.
5 ANDERE DOCUMENTEN
5.1 Verzekeringen
Sjoko-Tof is verzekerd voor de burgerlijke aansprakelijkheid voor de medewerkers en de kinderen, voor
lichamelijke ongevallen van de kinderen op de momenten dat het kind onder het toezicht van de kinderopvang
staat, voor verplaatsing van en naar de opvang indien dit doorgegeven is via de infofiche.
De polissen kan je inkijken bij de verantwoordelijke via verzekeringen@tielt-winge.be
Laat waardevolle dingen thuis. Zo kan je beschadiging of verlies voorkomen.
5.2 Online vragenlijst en het aanwezigheidsregister
Voor elk opgevangen kind wordt een online vragenlijst ingevuld. Dit is belangrijk voor de veiligheid van elk
kind. De inhoud van de online vragenlijst omvat:
de identificatiegegevens van het kind en de ouders,
de bereikbaarheidsgegevens van de ouders en de behandelende arts,
de specifieke aandachtspunten over de gezondheid en de manier van omgaan met het kind,
de personen die het kind mogen ophalen.
Zorg ervoor dat de online vragenlijst over je kind altijd juist is. Geef veranderingen in de gegevens over de
gezondheid van je kind, jouw telefoonnummers of de huisarts onmiddellijk door, of pas ze zelf aan in je online
account.
Wij vragen je toestemming om deze persoonlijke gegevens te verwerken in het kader van het naleven van de
erkenningsvoorwaarden. Wij garanderen een zorgvuldige omgang met de online vragenlijst.
De online vragenlijst kan alleen en op elk moment geraadpleegd worden door:
10
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
de organisator als het echt noodzakelijk is,
de verantwoordelijke,
de kinderbegeleider die het kind begeleidt,
de toezichthouders voor controle op de naleving van de erkenningsvoorwaarden (Zorginspectie),
Opgroeien
jou, voor de gegevens over jezelf en je kind.
De organisator voorziet een aanwezigheidsregister. Daarin staat voor elk kind het uur van aankomst en vertrek
per dag. Deze registratie gebeurt tot op de minuut nauwkeurig. Deze registraties kan je in detail bekijken op je
factuur. Als je niet akkoord gaat met deze aanwezigheden dan kan je dit melden aan de verantwoordelijke.
6 WIJZIGINGEN IN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT
6.1. Werkwijze bij wijziging van het huishoudelijk reglement
Elke verandering in je nadeel aan het huishoudelijk reglement melden we schriftelijk minstens 2 maanden vóór
de aanpassing. Andere wijzigingen melden we tot een maand op voorhand. Elke verandering in je nadeel moet
je als ouder(s) ondertekenen voor ontvangst en kennisname.
6.2. Opzegmodaliteiten voor de organisator
BKO Sjoko-Tof kan deze overeenkomst schorsen of opzeggen en de opvang (tijdelijk) stopzetten als:
ouders het huishoudelijk reglement en/of andere contractuele bepalingen niet naleven,
wanneer facturen niet (tijdig) betaald worden,
wanneer geen gevolg gegeven wordt aan de mondelinge en schriftelijke verwittigingen van de
verantwoordelijke van de opvang ,
wanneer de opvang herhaaldelijk slecht verloopt of wanneer gezinnen eisen stellen die de
mogelijkheden van gezinsopvang overstijgen
wanneer de ouders de noodzakelijke documenten (vb. attest inkomenstarief) niet bezorgen aan de
opvang,
ongepast gedrag van ouders.
Als de opvang overweegt om de opvang op te zeggen omwille van bovenstaande redenen, krijg je een
schriftelijke verwittiging.
Als de opvang beslist om de opvang op te zeggen, krijg je een aangetekende brief met vermelding van de reden
van de opzeg en de opzegdatum.
Het verzenden van de aangetekende brief kan worden vervangen door het overhandigen van een opzegbrief
mits een kopie voor ontvangst wordt ondertekend door 1 van beide ouders.
De bepaling inzake opzegdatum kan niet gerespecteerd worden
indien er een beslissing is van Opgroeien tot opheffing van de vergunning.
in geval van overmacht bijvoorbeeld brand, overstroming, …waardoor sluiting onafwendbaar is.
7 TOT SLOT
Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door gemeenteraad van
16 april 2026 en zal ingaan op 1 juli 2026 volgens de op dat moment geldende regelgeving en richtlijnen van
Opgroeien. Alle regels over kinderopvang vind je op www.opgroeien.be
Heb je vragen of opmerkingen bij dit reglement of bij de werking van BKO Sjoko-Tof kan je terecht bij de
coördinator.
11
HUISHOUDELIJK REGLEMENT BKO Sjoko-Tof Tielt-Winge – juli 2026
ONTVANGST EN KENNISNAME HUISHOUDELIJK REGLEMENT
De ouders verklaren dat ze het huishoudelijk reglement hebben ontvangen en er kennis van hebben genomen
en bevestigen dit met hun handtekening en de vermelding van de datum.
8 BIJLAGE
8.1. Retributiereglement december 2025
8.2. Missie en visie BKO Sjoko-Tof